Términos y Condiciones del Servicio

1. Descripción del servicio

Heka es una plataforma en la nube que permite a clínicas dentales administrar agenda de citas, historia clínica y odontograma, tratamientos, facturación electrónica, inventario, comunicación con pacientes y funciones complementarias de inteligencia artificial (dictado por voz, análisis de radiografías, generación de reportes, entre otras), según el plan contratado. El alcance exacto de cada plan y de los complementos (“add-ons”) se describe en la página de Precios vigente al momento de la contratación.

2. Cuentas y responsabilidad de credenciales

Para usar el Servicio debe crear una cuenta y proporcionar información veraz, completa y actualizada. Usted es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales (correo y contraseña) y de toda actividad que ocurra bajo su cuenta o las cuentas del personal que usted administre dentro de su clínica. Debe notificarnos de inmediato ante cualquier uso no autorizado o sospecha de compromiso de sus credenciales. La Clínica es responsable de gestionar los roles y permisos de su personal (propietario, doctor, asistente, recepcionista) y de revocar el acceso cuando un colaborador deje de prestar servicios en la clínica.

3. Planes, precios y facturación

Los precios del Servicio se publican en dólares de los Estados Unidos (USD) en la página de Precios y se cobran de forma recurrente (mensual) según el plan y los add-ons activos, salvo que se indique otra periodicidad al momento de la compra. Podemos actualizar los precios de los planes hacia adelante; cualquier cambio de precio se notificará con antelación razonable a través del correo registrado o de un aviso dentro del producto, y aplicará a partir del siguiente ciclo de facturación. El uso continuado del Servicio después de la fecha de vigencia de un cambio de precio constituye aceptación del nuevo precio. Usted puede cambiar de plan o cancelar en cualquier momento desde la configuración de su cuenta; los cambios de plan se prorratean o aplican al siguiente ciclo según el método de pago utilizado.

Si ofrecemos un período de prueba, plan gratuito o acceso beta a funcionalidades en desarrollo, dicho acceso se otorga “tal cual” (“as is”), puede tener limitaciones adicionales de uso o disponibilidad, y puede ser modificado, suspendido o descontinuado con aviso razonable, sin que ello genere derecho a compensación.

4. Propiedad de los datos

Los datos que usted ingresa al Servicio — incluyendo datos de pacientes, historia clínica, odontogramas, imágenes, notas de evolución, facturación e inventario (los “Datos de la Clínica”) — son y seguirán siendo propiedad de la Clínica y, en lo que corresponda a información de salud, de sus pacientes. Heka no vende los Datos de la Clínica ni los datos de sus pacientes, ni los usa para fines distintos de prestar y mejorar el Servicio contratado.

La única excepción es el Programa de Mejora Continua de IA, un programa opcional y anonimizado que una clínica puede activar voluntariamente, y que además requiere el consentimiento informado de cada paciente antes de que cualquier imagen entre al corpus de entrenamiento (doble consentimiento). Consulte ese documento para el detalle completo del proceso de anonimización, el marco legal aplicable y cómo revocar el consentimiento.

5. Retención de la historia clínica y exportación de datos

La normativa colombiana de historia clínica (incluyendo la Resolución 1888 de 2025 del Ministerio de Salud y demás normas aplicables sobre custodia y conservación mínima de la historia clínica) impone a la institución prestadora de servicios de salud — en este caso, la Clínica — la obligación de custodia y conservación de dicha información por los términos legales vigentes. Heka actúa como proveedor tecnológico que almacena y respalda esa información por cuenta de la Clínica mientras el contrato esté vigente, pero la obligación regulatoria de custodia permanece en cabeza de la Clínica.

Al terminar la relación contractual, la Clínica podrá solicitar la exportación de sus Datos de la Clínica en un formato estructurado de uso común. Atenderemos esa solicitud dentro de un plazo razonable. Transcurrido un período de gracia tras la terminación del contrato, y salvo obligación legal de conservación en contrario, podremos eliminar o anonimizar los Datos de la Clínica de nuestros sistemas de producción.

6. Disponibilidad del servicio

Nos esforzamos por mantener el Servicio disponible de forma continua y realizamos mantenimiento, copias de seguridad y monitoreo activo de la infraestructura. Sin embargo, salvo que su plan incluya un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) explícito (por ejemplo, en el plan Enterprise), el Servicio se ofrece sin garantía de disponibilidad ininterrumpida. Pueden ocurrir ventanas de mantenimiento programado, interrupciones por causas de fuerza mayor o fallas de proveedores de infraestructura ajenos a nuestro control.

7. Uso aceptable

Usted se compromete a usar el Servicio conforme a la ley, incluyendo la normativa de habeas data y de historia clínica aplicable, y a no: (a) intentar vulnerar la seguridad o el aislamiento entre clínicas (multi-tenant) de la plataforma; (b) usar el Servicio para almacenar o transmitir contenido ilícito; (c) realizar ingeniería inversa, copiar o revender el software sin autorización; (d) exceder de forma abusiva los límites de uso razonable de las funciones de inteligencia artificial u otras funciones de la plataforma; ni (e) usar las credenciales de otro usuario sin autorización.

8. Limitación de responsabilidad

Heka es una herramienta de apoyo administrativo y clínico. Las funciones de inteligencia artificial (por ejemplo, dictado por voz al odontograma, asistente de tratamiento o análisis de radiografías) son herramientas de apoyo y no sustituyen el criterio profesional, el juicio clínico ni la responsabilidad del odontólogo tratante, quien debe validar toda información antes de tomar decisiones clínicas o registrarla como definitiva en la historia clínica del paciente. En la máxima medida permitida por la ley, Heka no será responsable por daños indirectos, incidentales o consecuenciales derivados del uso del Servicio, ni por decisiones clínicas tomadas con base en la información registrada en la plataforma. Nada en estos Términos limita la responsabilidad por dolo, culpa grave, o en los casos en que la ley colombiana no permita su limitación.

9. Modificaciones a estos Términos

Podemos actualizar estos Términos para reflejar cambios en el Servicio o en la normativa aplicable. Cuando el cambio sea sustancial, lo notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso visible dentro del producto con antelación razonable. La fecha de “Última actualización” en la parte superior de este documento indica la versión vigente. El uso continuado del Servicio después de la entrada en vigor de una actualización constituye aceptación de la misma.

10. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de estos Términos o del uso del Servicio se someterá a los jueces y tribunales competentes de Colombia, sin perjuicio de los mecanismos de resolución de conflictos que las partes acuerden por escrito.

11. Contacto

Para preguntas sobre estos Términos, escríbanos a hola@hekalife.com. Vea también nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.